L’incorporation d’une société est une étape déterminante pour tout entrepreneur. Elle permet de créer une personne morale distincte, de structurer la gouvernance, de planifier la croissance et de limiter certaines responsabilités. Au Québec, les deux professionnels les mieux outillés pour accompagner les clients dans cette démarche sont l’avocat et le notaire. 

Bien qu’ils soient tous deux des juristes habilités à procéder à l’incorporation d’entreprise au Québec, leurs rôles, leurs méthodes et leur valeur ajoutée diffèrent. Comment choisir ? Quels sont leurs rôles respectifs ? De quelle manière chacun peut-il aider lors de l’incorporation d’une entreprise ?  

Le rôle de l’avocat en incorporation 

L’avocat intervient principalement comme conseiller stratégique. Dès le stade de la planification, il analyse les objectifs et besoins du client, les différentes structures juridiques possibles pour le partenariat envisagé et, surtout, les risques juridiques potentiels. Cette analyse permet de recommander une structure d’incorporation cohérente avec le modèle d’affaires et les ambitions à moyen et long terme de son client. 

L’avocat qui dispose d’une expérience en litige joue un rôle clé dans la planification en amont. Son expertise lui permet d’anticiper les situations problématiques, et de structurer l’entreprise à l’aide de contrats et conventions visant l’atteinte des objectifs de son client tout en minimisant les risques.  

Sécuriser les contrats d’affaires à l’aide de clauses de non-concurrence et de non-sollicitation, prévoir les mécanismes de rachat ou de transfert d’actions, les dispositions liées au gel successoral ou la propriété intellectuelle, notamment, s’avère une approche préventive particulièrement utile lorsque plusieurs actionnaires sont impliqués ou lorsque l’entreprise prévoit accueillir des investisseurs. 

Contrairement au notaire, l’avocat plaide des dossiers judiciaires contestés devant les tribunaux et est familier avec le système judiciaire, ce qui l’oblige nécessairement à être à jour dans ses connaissances. Il peut également anticiper l’issue des litiges dans son domaine d’expertise.  

Le rôle du notaire en incorporation 

Le notaire intervient surtout pour authentifier les actes et assurer la conformité formelle des registres, des procurations, de l’opposabilité. Son travail vise à gérer les publications et assurer les vérifications en contexte immobilier ou de sûretés.  

Le notaire encadre également les transferts d’action et la traçabilité des titres.  

Quand retenir les services d’un avocat 

Le recours à un avocat est généralement recommandé lorsque : 

• l’entreprise compte plusieurs fondateurs, partenaires ou actionnaires ; 

• une convention entre actionnaires doit être négociée et personnalisée ; 

• des investisseurs externes participent au projet ; 

• le secteur d’activité est réglementé (technologie, finance, santé, franchise) ; 

• un accompagnement juridique continu est souhaité. 

Dans ces situations, les conseils juridiques en incorporation fournis par l’avocat permettent de réduire les risques et d’assurer une structure évolutive. 

Quand retenir les services d’un notaire  

Le recours à un notaire est généralement recommandé lorsque : 

• l’entreprise souhaite faire l’acquisition d’immeubles ou d’actifs requérant des publications et des actes authentiques ; 

• l’opération est standardisée et que la rigueur formelle prime ; 

• la mise en place d’un registre corporatif irréprochable dès le jour 1. 

Dans ces situations, les conseils d’un notaire en incorporation permettent de réduire les risques et d’assurer une structure solide.  

Atouts respectifs 

Chacun des professionnels, avocat ou notaire, possède des atouts propres à la leur discipline et des connaissances ciblées en fonction de leurs domaines d’expertise. Les voici :  

• Avocat : personnalisation contractuelle, négociation et prévention des litiges. 

• Notaire : force probante des actes, publications et sécurité formelle. 
   

Une approche hybride, soit de travailler avec un avocat et un notaire, pourrait être utile pour des dossiers avec immobilier, sûretés et actionnariat complexe. 

Processus d’incorporation : choix de la juridiction et paramètres 

L’entrepreneur doit d’abord choisir le régime juridique qui s’appliquera à sa société. L’incorporation peut être réalisée en fonction de la loi provinciale ou fédérale. Ce choix dépend du marché visé, de la protection du nom, des contraintes linguistiques et des exigences réglementaires. 

Il faut ensuite déterminer : 

• la dénomination sociale ; 

• le capital autorisé et les catégories d’actions ; 

• les restrictions applicables ; 

• l’identité des administrateurs. 

Processus d’incorporation : constitution et organisation 

Une fois les statuts constitutifs déposés, l’entreprise obtient son numéro d’entreprise (NEQ) et demande ses identifiants fiscaux. L’assemblée d’organisation permet ensuite d’émettre les actions, d’adopter les règlements internes et d’autoriser les opérations bancaires. 

Le livre de société (livre de minute ou registre corporatif) est constitué, incluant les statuts, résolutions, procès-verbaux et registres internes. Ce document est essentiel lors de toute due diligence (vérification diligente) future et sa tenue constitue une exigence légale. 

Processus d’incorporation : ententes connexes et conformité 

Dès l’incorporation, il faudra veiller à la rédaction de documents complémentaires, notamment : 

• la convention entre actionnaires ; 

• les contrats d’emploi ou de services ; 

• les baux et contrats clés. 

Par la suite, une planification adéquate et prise en charge des obligations continues (déclarations annuelles, mises à jour corporatives) est essentielle pour maintenir la conformité de la société. 

Coûts et coordination : postes de coûts 

Les honoraires d’incorporation varient en fonction des services offerts et requis. Il faudra prévoir les frais gouvernementaux, les honoraires professionnels (forfait ou taux horaire) liés à la préparation du livre de société et les consultations fiscales au besoin. 

La complexité des clauses et la personnalisation des documents influencent directement le coût global. 

Il faut également prévoir des sommes pour la tenue du livre de société (minute book), pour les traductions des divers documents et toutes autres consultations fiscales.  

Travail d’équipe entre le professionnel et le comptable 

Une collaboration étroite entre le professionnel choisi et le comptable permet d’aligner la structure juridique et les objectifs fiscaux : roulements, dividendes, investissements, gels successoraux. 

Cette coordination facilite également l’enregistrement aux taxes (TPS/TVQ) et la mise en place de la paie. 

Il est essentiel d’éviter les documents génériques et de maintenir un livre de société conforme. Les responsabilités des administrateurs doivent être clairement comprises et documentées dès l’incorporation. 

L’incorporation n’est pas une simple formalité administrative. Elle conditionne l’entrée d’investisseurs, la protection de la propriété intellectuelle, la crédibilité auprès des partenaires et la capacité de croissance de l’entreprise. 

Dans un contexte de démarrage innovant, l’accompagnement stratégique et la personnalisation contractuelle offerts par l’avocat constituent souvent un levier déterminant. 

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En résumé 

Incorporation provinciale ou fédérale : quels impacts sur le nom et la gouvernance ? 

Le processus d’incorporation au fédéral confère une protection du nom qui est plus complet que l’incorporation provinciale au Québec. Au fédéral, la production du rapport Nuans^MD est obligatoire, lequel génère des listes de toutes les dénominations et marques de commerce canadiennes identitiques ou similaires au nom recherché. Au provincial, il revient au fondateur d’effectuer les vérifications nécessaires. 

Sur le plan de la gouvernance, les deux régimes sont comparables, mais comportent des distinctions techniques quant à la résidence des administrateurs, aux formalités annuelles et à certaines règlessupplétives applicables aux actionnaires et administrateurs.  

Une convention entre actionnaires est-elle indispensable pour deux cofondateurs ? 

Sur le plan légal, la conclusion d’une convention entre actionnaires n’est pas obligatoire. Cependant, tout avocat pratiquant notamment en litige commercial conseillera très fortement aux actionnaires, particulièrement lorsque ceux-ci sont actionnaires en parts égales, de se prémunir d’une telle convention. 

Elle permet d’encadrer les mécanismes décisionnels, les restrictions à la cession d’actions, les clauses de rachat, et les mécanismes de résolution des différends. En pratique, elle constitue un outil essentielde prévention des litiges. 

Comment adapter les catégories d’actions aux objectifs fiscaux et d’investissement ? 

La structure du capital-actions doit prévoir des catégories d’actions distinctes afin de permettre la planification fiscale et l’entrée d’investisseurs. Il est nécessaire de calibrer soigneusement les droits financiers(notamment les droits aux dividendes) ainsi que les droits vote afin de répondre aux besoins et objectifs des parties. 

Dans quels cas un acte notarié s’impose-t-il au stade de l’incorporation ? 

L’incorporation elle-même ne requiert pas d’acte notarié. Toutefois, un acte notarié sera requis notamment en cas d’apport d’un immeuble à la société, d’hypothèque immobilière ou de certaines conventions publiées au registre foncier.  

Quels documents doivent figurer au registre dès la constitution ? 

Le livre de société doit contenir les statuts de constitution, les règlements administratifs, les résolutions des administrateurs et actionnaires, le registre des administrateurs et dirigeants, le registre des valeursmobilières, ainsi que les conventions unanimes d’actionnaires, le cas échéant. 
 

Quel délai réaliste pour une incorporation incluant ententes sur mesure et premiers contrats ? 

Les délais d’incorporation et d’immatriculation dépend du traitement des demandes au registraire des entreprises. Dans les meilleures conditions, elle pourrait même être obtenue en quelques heures !Toutefois, lorsqu’elle s’accompagne d’une convention entre actionnaires et de contrats initiaux (emploi, services), un délai réaliste se situe généralement autour de deux semaines, selon la complexité et la réactivité des parties.