Vous venez tout récemment de faire l’acquisition d’une merveilleuse unité de copropriété divise et vous vous questionnez sur la gestion de la copropriété? Ceci est tout à fait légitime. Le syndicat de copropriété est l’organe dirigeant mené par son conseil d’administration. Celui-ci a la mission suivante définie à l’article 1039 du Code civil du Québec :
1039. La collectivité des copropriétaires constitue, dès la publication de la déclaration de copropriété, une personne morale qui a pour objet la conservation de l’immeuble, l’entretien et l’administration des parties communes, la sauvegarde des droits afférents à l’immeuble ou à la copropriété, ainsi que toutes les opérations d’intérêt commun. Elle doit notamment veiller à ce que les travaux nécessaires à la conservation et à l’entretien de l’immeuble soient effectués.
Elle prend le nom de syndicat.
Par le biais du syndicat de copropriété, les nombreux copropriétaires d’un immeuble verront à partager ensemble les divers frais étant reliés à l’entretien, la réparation et à l’amélioration de cet immeuble. Toutefois, il est important de se renseigner sur l’état de celle-ci dès l’acquisition d’une copropriété pour éviter des problématiques futures. Il est également important de s’impliquer tout au long de la copropriété.
Ainsi, il est pertinent entre autres d’être présent aux assemblées annuelles des copropriétaires ainsi qu’aux assemblées extraordinaires. À titre de copropriétaire, vous avez droit de participer à celles-ci pour y consigner notamment votre vote en faveur ou en défaveur de certaines décisions en temps opportuns.
Qui plus est, vous pouvez aussi consulter tous les documents et renseignements relatifs à l’état de la copropriété. Mais comment pouvez-vous y avoir accès?
D’abord, rappelons que le syndicat de copropriété a l’obligation légale de tenir un registre à jour, dans lequel on y retrouve notamment:
1) le registre des copropriétaires et leur adresse postale;
2) les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires et du conseil d’administration;
3) les résolutions écrites;
4) le règlement de l’immeuble et ses modifications; et
5) les états financiers1.
À même ce registre, il sera aussi possible de trouver (article 1070, al.3 du Code civil du Québec) :
6) la déclaration de copropriété;
7) copie des contrats auxquels est parti le syndicat;
8) copie du plan cadastral;
9) plans et devis de l’immeuble;
10) certificats de localisation;
11) le carnet d’entretien;
12) l’étude du fonds de prévoyance; et
13) la description des parties privatives2.
L’ensemble de ces documents devrait permettre à tous copropriétaires d’identifier les problématiques actuelles de la copropriété et de connaître l’état de santé de la copropriété dans laquelle ils se trouvent.
Maintenant, comment pouvez-vous avoir accès à ces documents?
Il suffit, en temps normal, de ne présenter qu’une demande à votre syndicat de copropriété à cet effet. Vous n’avez aucune justification à donner pour consulter ce registre. C’est d’ailleurs ce que la Cour supérieure du Québec a mentionné dans la décision Syndicat des copropriétaires Marly-Le-Chatel I c. Côté3:
« [73] En lien avec la troisième conclusion, le Tribunal souligne que les copropriétaires ont un droit d’accès à toutes les informations prévues à l’article 1070 C.c.Q. :
1070. Parmi les registres de la copropriété, le syndicat tient à la disposition des copropriétaires un registre contenant le nom et l’adresse postale de chaque copropriétaire; ce registre peut aussi contenir d’autres renseignements personnels concernant un copropriétaire ou un autre occupant de l’immeuble, si celui-ci y consent expressément. Ce registre contient également les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires et du conseil d’administration, les résolutions écrites, le règlement de l’immeuble et ses modifications, ainsi que les états financiers.
Ce registre contient aussi la déclaration de copropriété, les copies de contrats auxquels le syndicat est partie, une copie du plan cadastral, les plans et devis de l’immeuble bâti ainsi que les certificats de localisation de l’immeuble s’ils sont disponibles, le carnet d’entretien, l’étude du fonds de prévoyance et tous autres documents et
renseignements relatifs à l’immeuble et au syndicat ou prévus par règlement du gouvernement.
Ce registre contient enfin une description des parties privatives suffisamment précise pour que les améliorations apportées par les copropriétaires soient identifiables. Une même description peut valoir pour plusieurs parties lorsqu’elles présentent les mêmes caractéristiques.
[74] Également, tout copropriétaire a accès à cette information suivant les modalités et les normes relatives aux frais de consultation prévues par le règlement de l’immeuble. Il est écrit au premier alinéa de l’article 1070.1 C.c.Q. :
1070.1. La consultation du registre et des documents tenus à la disposition des copropriétaires doit pouvoir se faire en présence d’un administrateur ou d’une personne désignée à cette fin par le conseil d’administration, à des heures raisonnables et selon les modalités prévues par le règlement de l’immeuble. Tout copropriétaire a le droit, moyennant des frais raisonnables, d’obtenir copie du contenu du registre et de ces documents.
[…]
[75] À la lecture de l’ordonnance recherchée, on veut limiter l’accès au registre à un ou à quelques documents alors que suivant la loi, le Syndicat doit le tenir à la disposition des copropriétaires et ces derniers ont le droit d’obtenir copie de son contenu et de ces documents, et ce, sans justifier une telle demande. »
[Nos surlignements – Références omises]
Certaines modalités d’accès peuvent cependant être formulées à même le règlement de l’immeuble ou la déclaration de copropriété, par exemple le paiement de frais raisonnables pour en obtenir copie et l’accompagnement d’un membre du conseil d’administration lors de la consultation des documents.
Ceci étant dit, dans l’éventualité où le conseil d’administration refuse de répondre à votre demande de consultation de documents ou y donne suite de manière négative, des démarches supplémentaires pourraient dès lors être de mise.
En de telles circonstances, nous vous invitons à nous contacter afin d’analyser plus spécifiquement votre situation et établir une stratégie visant à vous aider à travers vos démarches.
Samuel Grisé, avocat
Juriseo Avocats inc.
450 231-2372
sgrise@juriseo.ca
